¿Cómo prevenir y reclamar facturas impagadas?

¿Tienes un negocio? Seguro que te has encontrado alguna vez en la incómoda y complicada situación de tener que reclamar algún pago no efectuado. Encontrarse con facturas impagadas es una situación bastante común en muchas empresas. Esto manifiesta la necesidad del uso de herramientas para prevenir los impagos en las facturas.

¿Por qué hay clientes que se retrasan en los pagos?

Si es cierto que en la mayoría de ocasiones se trata de problemas de liquidez, pero no siempre. De hecho, un 43% de los retrasos en los pagos de la factura están relacionados a una mala gestión de la misma factura, ya sea por culpa del acreedor al enviar incorrectamente la factura o de la persona encargada de la recepción de la factura.

Puede ser que haya un error en el envío de la factura, seguramente porque no se ha puesto la dirección correcta o porque la factura en cuestión no iba asociada a la persona correcta. También puede haber un error en el recibo de esta, pues muchas veces la persona que la recibe no es el deudor y esta no se encarga de hacerla llegar a su destinatario.

También es posible que haya un error en el documento en sí. Estos errores pueden ser desde conceptos, cantidades, precios o incluso descripciones de la factura.

Mecanismos para prevenir una factura impagada

Desgraciadamente, no es posible garantizar que alguien cumpla con su obligación de pago. No obstante, si hay formas de intentar prevenir dicho suceso. Estas pueden ser:

• Los pagos por adelantado pueden ser muy buenos aliados en estos casos. Puedes optar a que los clientes ejecuten el pago por adelantado, ya sea total o parcialmente.
• Infórmate antes de contratar. Garantiza la solvencia de dicha empresa o persona. Puedes pedir el visionado de las cuentas, IRPF, etc.
• Si no tienes información fiable y segura de una empresa, opta por decir no negociar o trabajar con ella.
• También puedes solicitar una garantía antes de vincularte a otra empresa. Puedes solicitar un aval para proteger tus beneficios en caso de impago.
• Automatiza todo el sector de contabilidad de tu empresa. Utiliza softwares de gestión de facturas y presupuestos. Esto va a suponer una mayor facilidad a la hora de enviar y recibir facturas, lo que a su vez disminuirá el riesgo a error.

Softwares de gestión de facturas y presupuestos

Como hemos comentado en el punto anterior, hay softwares de gestión de empresas que permiten la gestión de proveedores, clientes, empleados y servicios de la empresa. Además, muchos de estos softwares posibilitan el control de todos los presupuestos y facturas de la empresa. Es así como estos softwares pueden resultar muy beneficiosos para el control y la administración de la gestión de la contabilidad de la misma.

taclia como software de gestión de facturas y presupuestos

taclia es un ejemplo de los distintos softwares de gestión de empresas que podemos encontrar en el mercado.

taclia te permite facilitar y llevar a cabo una correcta gestión de tus facturas y presupuestos, así como controlar los servicios, empleados y clientes y proveedores de tu empresa. Este software te permite la personalización del sistema a las necesidades de tu empresa, así como tener tus clientes, proveedores y empleados conectados en un mismo sitio.

taclia gestiona todas tus tareas y servicios diarios, te permite llevar un seguimiento de empleados y proveedores, además, te posibilita crear, gestionar y enviar presupuestos y facturas, acceder a reportes automáticos donde se centralizan todos los datos de tus servicios para que puedas tomar decisiones y sepas lo que está ocurriendo en tu negocio cada día, y muchas otras funcionalidades.

Como taclia, hay muchos otros softwares de gestión de presupuestos y facturas, que te permitirán tomar decisiones con datos personalizados sobre tus finanzas. Por esta razón, es necesario hacer un proceso de investigación para poder llegar a aquél que se adecúe más a las necesidades de tu empresa.

taclia permite tener un control centralizado de todas las finanzas del negocio. Podrás crear, enviar y recibir presupuestos y facturas en un minuto. La app permite una simplificación de la gestión de facturas y pagos ya que proporciona la posibilidad de crear facturas de forma rápida y sencilla con plantillas personalizadas, adaptándolas a las necesidades de tu empresa.

Además, taclia automatiza todos los cálculos, creando facturas automáticas sin necesidad del uso de calculadoras.

Con taclia, tendrás un seguimiento continuo de todas tus facturas gracias a los datos centralizados que ofrece la plataforma y podrás acceder a las facturas de todos tus servicios y comprobar cuáles están pendientes o tramitadas.

También podrás decidir qué miembros de tu equipo pueden crear y aprobar facturas y presupuestos, así como acceder al listado de todos los gastos e ingresos de tu equipo.

Entonces, ¿qué te proporciona taclia como software de gestión de presupuestos y facturas?

• Con las plantillas personalizadas de taclia podrás crear facturas de forma sencilla e intuitiva.
• Te permitirá tener un control absoluto de tus facturas en cualquier momento, ya que tendrás acceso a tus facturas desde cualquier dispositivo electrónico, dentro o fuera de casa.
• Podrás mandar facturas automáticas a tus clientes desde la plataforma cuando sea necesario. Además, taclia se sincroniza con WhatsApp y correo electrónico para que puedas enviar tus facturas al canal que prefieras.

¡Y mucho más!

¿Cómo reclamar una factura impagada?

Si eres propietario de una empresa o eres autónomo, cobrar una factura impagada es un problema al que, inevitablemente te tendrás que enfrentar en alguna ocasión.

Frente a esto no podemos hacer mucho, pues dependerá de nuestro cliente cuándo vamos a recibir realmente el pago, pero está en nuestras manos presionar suficiente (y de la forma correcta) para lograr que el pago se efectúe lo antes posible.

Lo más recomendable una vez hayan pasado unos pocos días desde la fecha de vencimiento del pago es enviar un aviso recordando que hay una factura pendiente de pago.

Si no se recibe respuesta a la notificación de recordatorio, entonces lo más conveniente será contactar con el cliente para determinar qué ha podido suceder y cómo se podrá solventar. Llámale, escríbele, concierta una cita para hablar cara a cara, etcétera.

Una vez hayas contactado con él procede a escucharle, pregúntale qué sucede e intendad llegar a una solución o acuerdo.

En el caso de falta de caja por parte del cliente, lo que supondría la nula posibilidad de recibir el pago de su factura, puedes plantearte la posibilidad de ofrecer dividir la factura en distintos plazos.

A pesar de las muchas estrategias que intentes, desgraciadamente, no siempre recibirás el pago de la factura, y es entonces cuando tocará reclamar por vía judicial.

En conclusión, en muchos casos asociamos una factura sin pagar a cierta dejadez y falta de profesionalidad por la otra parte, cuando en realidad lo que deberíamos plantearnos es la búsqueda de posibles soluciones o métodos de prevención a estos sucesos, como por ejemplo la automatización del sector de las facturas y presupuestos de la empresa.