Cómo hacer una factura proforma paso a paso

Cuando el calendario te recuerda que quedan dos meses para decirle adiós a 2022, sabes que ha llegado el momento de revisar la facturación anual de tu negocio. Es época de chequear que los gastos internos y las nóminas de tus empleados estén correctos, entre toda una gran lista de detalles a considerar dentro de tu empresa. 

Una de las grandes preguntas que debes hacerte durante este proceso es si has conseguido llevar un claro control de las facturas y los presupuestos. En Taclia, te contamos qué debes saber sobre estos dos elementos clave para tu empresa y el por qué las facturas proforma son más imprescindibles de lo que parecen. 

Las facturas y las facturas proforma

La factura en sí es un documento mercantil que recoge toda la información sobre el servicio prestado o una venta específica. Esta hoja queda registrada, por lo que tiene una validez legal, ya que se pagan los impuestos correspondientes del Estado. 

En cambio, la factura proforma es el documento previo a la factura normal. Es decir, es una especie de borrador provisional. En ella, se quedan plasmados los detalles de la futura factura para que el cliente se haga una idea de qué forma se van a proporcionar los servicios y cuál es su precio marcado. 

¿Y en qué la diferencia de un presupuesto?

No hay que confundir factura proforma con presupuesto. El presupuesto es el documento meramente informativo que se envía para entablar el primer contacto con el cliente. Una vez el cliente y la empresa aceptan las condiciones del presupuesto, se diseña la factura proforma. 

Lo que diferencia estos conceptos del todo, es que si por el motivo que sea el cliente y la empresa presentan un desacuerdo, en valor judicial, la factura proforma sí servirá de prueba para demostrar cualquier actividad fraudulenta que se haya llevado a cabo. 

Ejemplo de factura proforma 

La factura proforma muestra el coste real de tus productos o servicios, por lo tanto es importante emitirla para que el cliente tenga visibilidad del importe a deber antes de recibir la factura final.

¿Qué debe incluir una factura proforma?

A continuación te mostramos un ejemplo de una factura proforma que puedes crear de forma muy sencilla a través de la funcionalidad Ventas de Taclia:

Como puedes ver en el ejemplo, estos son los distintos elementos que debe incluir tu factura proforma:

• Datos de tu compañía y del cliente, incluyendo nombre, número de identificación fiscal, teléfono, correo y dirección. Creando tu factura a través de Taclia, también puedes añadir el logo de tu empresa.
  
• Fecha de la factura. Es importante saber el momento en que se ha emitido y también la fecha de vencimiento. Aquí indicamos que se trata de una factura proforma. Siempre debe indicarse en el documento para diferenciarla de una factura ordinaria.

A continuación, incluimos el detalle de los servicios o productos. Cada servicio conforma una línea independiente dentro de la factura. ¿Qué se indica en cada línea?

• Concepto: aquí detallamos el servicio que hemos ofrecido al cliente. Si lo deseamos podemos anotar una pequeña descripción del servicio. 
• Cantidad: el número de veces que hemos ofrecido nuestro servicio. 
• Precio: por unidad, sin IVA ni retenciones.
• Subtotal: precio total, sin IVA ni retenciones.
• Impuesto:  la cuota tributaria, la retención que se deba aplicar.
• Total: el importe final de la transacción.

Tras el detalle de las líneas, a modo de resumen, se desglosa el precio subtotal, el porcentaje de impuestos y el total a pagar por el cliente. También puedes incluir un mensaje visible al final del documento.

Con Taclia podrás hacer tus facturas proforma y personalizarlas de forma fácil y sencilla. En el apartado Ventas de tu aplicación, podrás tener a tu alcance tus presupuestos, tarifas, facturas ordinarias y facturas proforma. Tendrás una lista de los servicios que ya han sido facturados, cobrados o que aún han quedado pendientes. Podrás revisar la fecha en la que se ha realizado el trabajo y el vencimiento del pago, para que puedas tener siempre en mente cuándo debes exigir respuestas a tu cliente. 

Serás capaz de crear tu propia factura proforma, apuntando todos los detalles que se han visto anteriormente, siguiendo el esquema claro que ofrece Taclia:

Antes de enviar el documento final a tu cliente, podrás previsualizarlo o descargarlo. Cuando la factura esté lista, con tan solo un clic podrás enviarla directamente a tu cliente. Una vez tengas la confirmación del cliente, podrás convertir tu factura proforma en factura ordinaria haciendo clic en ‘Convertir a factura’. 

Gracias al apartado Tarifas de la funcionalidad Ventas, podrás asignar de manera muy fácil un coste a cada uno de tus servicios y crear tus facturas en segundos.

De igual modo, no olvides que con Taclia podrás guardar tus facturas simplificadas, aquellas que son como un “ticket”, un resguardo del pago final. 

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