¿Es legal la geolocalización de trabajadores?

La geolocalización de trabajadores suele hacerse a través de la instalación de aplicaciones móviles o dispositivos electrónicos que se instalan, por norma general, en los GPS de los vehículos de empresa. Es un método muy común que usan los empresarios para asegurarse de que sus empelados cumplen el horario de trabajo y llevan a cabo las tareas asignadas.

Sirven para conocer la información de ubicación del personal y almacenarla, actualmente y a consecuencia de la nueva norma que obliga a fichar a todos los empleados, muchas empresas usan los datos que almacenan estas aplicaciones para llevar un control del fichaje. 

Eso sí, es importante no vulnerar el derecho a la intimidad y protección de datos de los trabajadores, por lo que es normal que surjan dudas alrededor de esta práctica. En este artículo te resolvemos las principales dudas sobre la geolocalización de trabajadores y te presentamos cómo puedes hacerlo con la app de Taclia.

Factores que tener en cuenta para la geolocalización de trabajadores

Primero, debes saber que es obligatorio que el trabajador esté informado de que se le está geolocalizando, ya sea a través de una aplicación por la que ficha, una aplicación que usáis para organizar las tareas de la empresa o un dispositivo conectado al vehículo. Siempre recomendamos que la comunicación sea escrita, de esta manera se evitan malentendidos. 

También, el empleado deberá saber con qué objetivo se le localiza, por ejemplo: para llevar un control de las tareas que realiza, para aumentar la seguridad o para conocer si cumple o no la jornada laboral completa. 

Se exige a la hora de tratar los datos almacenados por estas aplicaciones respetar el principio de proporcionalidad, que no se vulnerará si cumples con estos tres requisitos:

• Juicio de idoneidad

Se refiere a que la medida sirva para conseguir los objetivos propuestos. Por ejemplo, si lo que quieres saber es cómo trabaja tu empleado es evidente que la geolocalización no te ayudará, si lo que necesitas es saber cuántas horas pasan en un lugar determinado, sí. 

• Juicio de necesidad

Tiene que ver con cuánto de necesaria es la medida y se relaciona con justificar que no existe otra medida más idónea y menos intrusiva en la intimidad de la persona para cumplir el objetivo que cumplirá la geolocalización. 

• Juicio de proporcionalidad estricto

Valora si la decisión es adecuada y equilibrada, en este sentido, se deben valorar si de ella se cosecharán más beneficios que perjuicios para el buen funcionamiento de la empresa y el interés general. Generalmente, se entiende que sí es equilibrada si se usa para conocer si el trabajador cumple o no con la jornada laboral, o si, por ejemplo, el empresario pretende analizar diferentes caminos para transportar materiales o personas y conocer cuál es el más eficiente. 

Preguntas Frecuentes 

Estas son algunas de las preguntas más comunes a la hora de instalar un sistema de geolocalización en empresas:

•  ¿Qué condiciones debe cumplir el sistema de geolocalización?

Primero, que se adapte a los principios de proporcionalidad, necesidad e idoneidad explicados anteriormente, además de que se haya valorado antes el uso de otros medios para cumplir los mismos objetivos.

Según la Ley de Protección de Datos,  solo se puede geolocalizar a los empleados dentro de las horas laborables y solo con el objetivo de conocer dónde está el personal en cada momento. Además, solo permite usar los datos obtenidos con el objetivo de controlar al equipo durante su jornada de trabajo. 

No es necesario que se firme ningún tipo de autorización, aunque sí que es obligatorio que el empresario informe a los empleados sobre cómo se hará la geolocalización, con qué objetivo y qué datos recogerá la aplicación y durante cuánto tiempo se almacenan los datos. 

Si los datos se cederán a terceras personas los empleados deben saberlo y, en este caso, deberán haber firmado un documento de protección de datos con dicha empresa. 

• ¿Puedo geolocalizar a un trabajador desde su móvil personal?

No pueden utilizarse los medios propios del trabajador, es decir, si la geolocalización se hace desde el móvil, tableta u ordenador debe efectuarse con un dispositivo que sea de la empresa, no con el propio. Se considera que obligar al trabajador a descargar una aplicación en su teléfono móvil es abusivo y vulnera su derecho a la privacidad. 

Debes tener en cuenta que está prohibido recoger los datos de localización de tus trabajadores fuera de la jornada laboral. Por eso, el sistema debe poder desactivarse, para que el trabajador lo haga al acabar la jornada, en fin de semana o en periodo vacacional. 

• ¿A quién ceden los trabajadores sus datos?

Como ya sabes, los datos pueden cederse a terceras personas: “colaboradores profesionales externos”. Estos pueden ser asesores laborales y fiscales, empresas de prevención de riesgos laborales, mutuas o la administración pública como Hacienda, el Ministerio de Trabajo… 

Eso solo se hará cuando sea necesario, y solo si el trabajador ha firmado el acuerdo que protege sus datos con esa entidad. 

• ¿Se puede despedir a un trabajador con los datos del geolocalizador?

Sí, siempre que el trabajador esté informado de que se le estaba localizando, aunque como es uno de los requisitos legales para hacerlo, no debe suponer un problema. Eso sí, debe conocer también qué información se recoge a través de la aplicación o el dispositivo geolocalizador y que esto puede suponer una sanción. 

• ¿Cuánto tiempo se puede guardar la información obtenida?

Según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, deben guardarse estos datos durante 4 años. 

• ¿Cómo saber cuándo te están geolocalizando?

Si eres trabajador, es imposible que no lo sepas y, en caso de que así sea, la empresa estará cometiendo una ilegalidad. Si lo que deseas es saber en qué horas exactamente estás siendo geolocalizado, debes conocer únicamente el horario de tu jornada laboral, porque solo es posible durante esas horas. 

El geolocalizador de Taclia

Estos son los datos que puedes obtener sobre tus trabajadores y servicios con Taclia:

• Encuentra y localiza a tus empleados y servicios desde tu móvil 
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• Obtén información sobre sus recorridos 
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• Asegúrate de que tus operarios son puntuales
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