¿Sabes las diferencias entre presupuesto, albarán y factura?

La actividad empresarial de todo negocio se recoge en documentos como los presupuestos, las facturas y los albaranes. Estos son imprescindibles para llevar una contabilidad adecuada en las empresas y poder hacer previsiones de futuro para continuar creciendo. 

Pero ¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto? O ¿Qué diferencia hay entre presupuesto y albarán? Estas son algunas de las dudas más comunes que algunos empresarios tienen a la hora de empezar un proyecto empresarial. 

En este artículo, te explicamos qué es una factura proforma, un presupuesto y un albarán y cuál es la diferencia entre estos documentos. Además, te presentamos los softwares de facturas y presupuestos, donde encontrarás plantillas para facturar de forma fácil y rápida. 

¿Qué es una factura?

La factura es el único documento de obligada emisión para una empresa. Estas, sirven, entre otros procesos contables, para deducir el IVA de los bienes y servicios adquiridos por la empresa para desarrollar su actividad empresarial. 

Haz clic aquí para conocer cómo deducir el IVA de los gastos de tu empresa.

Los datos básicos que debe contener cualquier factura son: 

• Nombre y apellidos, dirección y NIF (Nombre de Identificación Fiscal) del emisor y del receptor
• Concepto de la factura, donde debes añadir la información básica de la transacción mercantil
• Importe (sin impuestos) y desglose de cada valor
• Tipo impositivo que se aplica y cuota tributaria
• Número de factura, lugar y fecha
• Fecha de expedición y manera de pago (fecha en que se realizan las operaciones si esta es distinta a la de expedición)

Estos campos pueden variar según el tipo de factura que emitas, que dependerá del caso particular de la empresa, aunque las que pueden crearte más dudas son aquellas que más se parecen a los presupuestos y los albaranes: las facturas proformas.

Haz clic aquí para saber qué tipos de facturas existen y en qué casos usarlas.

Facturas proforma

Las facturas proforma son una estimación de lo que será la factura definitiva, su finalidad es puramente informativa. En ella, generalmente se indican los precios, la base imponible y las condiciones de venta. Entonces ¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto? Pues que, en caso de desacuerdo entre la empresa y el cliente, la factura proforma tiene validez jurídica (aunque no tenga validez contable). 

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto indica al cliente cuánto va a tener que pagar por la compra del bien o servicio. Es un documento que es válido en el momento que el cliente lo acepta, antes no, y para aceptarlo es obligatorio que lo firme. 

Cuando el cliente ha aceptado el presupuesto, como empresa tienes la obligación de cumplir con ese presupuesto, por lo que los precios no pueden subir. Eso sí, en caso de que surjan imprevistos, el presupuesto puede modificarse, en este caso, deberá volverse a firmar. 

¿Qué es un albarán?

El albarán es el documento que indica que el bien o servicio ha sido entregado o realizado al cliente, entonces, se procede a emitir la factura. El albarán se emite con dos objetivos, permite a la empresa con total seguridad revisar que el bien se ha recibido o el servicio se ha realizado y, por otro lado, para el cliente, permite rechazar el albarán si lo recibido o realizado no cumple con lo que se había estipulado. 

Diferencias entre presupuesto, albarán y factura

El presupuesto, el albarán y las facturas son documentos que generan muchas dudas entre los empresarios, generalmente, se confunde factura proforma y presupuesto, presupuesto y albarán o albarán y factura. 

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

La principal diferencia entre la factura proforma y el presupuesto es el que, la factura proforma, aunque no cuenta con valor contable, sí que tiene valor jurídico, por lo que en caso de desacuerdo la empresa o el cliente puedes presentarla. 

Diferencia entre presupuesto y albarán

El albarán, aunque cuente con datos similares al presupuesto, no lo es, ya que su objetivo es totalmente distinto. El albarán sirve para probar la recepción de un bien o la prestación de un servicio. En cambio, el presupuesto, para indicar el valor de dicho bien o servicio y la obligación de cumplirlo, tanto por parte de la empresa, como por parte del cliente. 

Diferencia entre albarán y factura

El albarán se diferencia con la factura porque no acredita que el cliente haya pagado por el bien o servicio, sino que indica que lo ha recibido o se ha beneficiado de él. Además, el albarán es opcional, pero la factura es un documento obligatorio cuando se efectúa una venta de un bien o servicio. 

Diferencia entre presupuesto y factura proforma

El presupuesto y la factura proforma incluyen, más o menos, la misma información sobre la actividad, aunque en el presupuesto se puede añadir más información. La diferencia recae en que se entregan en distintos momentos. El presupuesto es lo primero que se entrega, en cambio, la factura proforma, se entrega en una fase más próxima al final del servicio. 

Cómo puede ayudarte un software de gestión 

Con un software de facturas y presupuestos puedes automatizar este proceso contable. Para muchos empresarios es complicado recordar cada vez que van a realizar cada tipo de documento qué datos se deben añadir, algo muy relevante, ya que son documentos que determinan la actividad y, en el caso de las facturas, de obligada emisión. 

Pero no solo eso, eliminar las hojas de cálculo y el papeleo que permita a tu empresa ahorrar tiempo para invertir en otras actividades o crear los documentos contables desde el móvil en cualquier lugar es posible gracias a los softwares de facturas y presupuestos. 

Con Taclia puedes crear facturas y presupuestos, con ayuda de plantillas, calcular tus facturas y presupuestos de forma automática y enviarlos a tus clientes por correo electrónico desde la misma aplicación. Además, todas las facturas y presupuestos quedarán registradas y enlazadas con cada cliente, por lo que buscar información pasada o revisar algunos datos es rápido y sencillo. 

Además, sabemos que tu tiempo es oro, por lo que con Taclia no pierdes tiempo calculando los impuestos. Todo sin necesidad de experiencia previa. 

Haz clic aquí para saber más sobre el software de gestión de tareas y servicios de Taclia.