Sistemas de gestión empresarial

¿Qué son los sistemas de gestión empresarial?

Los sistemas de gestión empresarial son softwares que permiten que muchos de los procesos y actividades de la compañía se efectúen, se controlen y se organicen desde una misma plataforma, común a todos los trabajadores de la empresa.

Cada empresa tiene unas necesidades concretas que necesitará cubrir con el software de gestión empresarial, es por eso que el uso que hará cada empresa del software será distinto. Es decir, por mucho que dos empresas tengan culturas empresariales diferentes o necesidades a cubrir muy distintas pueden utilizar un mismo sistema de gestión empresarial, simplemente habrá un uso personalizado de un mismo software dependiendo del tipo de actividad que se desee controlar, ya sea de producción, de logística, de servicios...

¿Para qué sirven los sistemas de gestión empresarial?

Un sistema de gestión empresarial permite una mejora de la eficiencia de la empresa de forma considerable. El uso de un sistema de gestión empresarial permite controlar, gestionar, organizar, unificar y automatizar multitud de actividades y servicios relacionadas con la gestión y la administración de una empresa. Esto, por su parte, permite la posibilidad de destinar más recursos a las actividades propias de la compañía, como la producción de sus productos o la oferta de sus servicios, encomendando la gestión de este tipo de funciones al sistema de gestión empresarial.

¿Cuáles son los beneficios del uso de un sistema de gestión empresarial?

Los beneficios de contar con un sistema de gestión empresarial son abundantes y variados, aunque variarán según la empresa, cobrando mayor o menor importancia. Las ventajas más comunes de contar con un sistema de gestión empresarial son las siguientes:

1. Automatización de procesos

La ventaja primordial que aporta un sistema de gestión empresarial es la automatización de la mayoría de los procesos que llevan a cabo todas las empresas. Es así como procesos tales como la gestión de actividades de la compañía, reestructurar los flujos de trabajo y la comunicación entre estos, la contabilidad o muchas otras se efectúan de forma automática a través del sistema de gestión o son enormemente facilitadas gracias a la automatización de estos mismos procesos, sin necesidad alguna de intermedios.

2. Actualización constante de la información

Un sistema de gestión empresarial permite modificar y actualizar la información a tiempo real. Es decir, cualquier edición de la información almacenada dentro del sistema estará disponible para otros usuarios de la empresa en el mismo momento en el que se ejecute el cambio. Esto acelera y mejora los procesos o actividades que tengan que llevarse a cabo.

3. Unificación de la información

Al igual que un sistema de gestión empresarial permite actualizar la información de la empresa que hace uso del software, también permite unificarla.

Toda la información está disponible dentro de un mismo lugar, es decir, dentro del mismo software podemos encontrar toda aquella información que la empresa haya creído oportuno dar a conocer a sus empleados. Además, esta misma información está ordenada de tal manera que su uso queda facilitado a todos aquellos empleados que necesitan o deben hacer uso de ella.

4. Optimización del tiempo

Otra de las ventajas que ofrecen los sistemas de gestión empresarial es la organización y administración del tiempo, no solo de los procesos sino también de los trabajadores de la empresa.

A consecuencia de la simplicidad y la comodidad que ofrecen estos sistemas a la hora de acceder a toda la información y lo fácil que resulta la comprensión de esta, los empleados de la empresa pueden optimizar su tiempo y dedicar este tiempo que no dedican a organizar y entender la información a otras funciones que no se pueden automatizar y dependen enteramente de ellos. Esto podríamos decir que aumenta considerablemente la productividad de los trabajadores.

5. Adaptabilidad a las necesidades de la empresa

Finalmente, otra gran ventaja que aporta un sistema de gestión empresarial es la adaptabilidad, ya que es un sistema que permite la personalización para adaptarse así a las necesidades específicas de cada empresa. Esto hace más eficiente su uso y permite cubrir todas las demandas de las empresas usuarias.

Herramientas prácticas para la gestión empresarial

Las herramientas de gestión empresarial son todos aquellas aplicaciones o controles incluso metodologías que ayudan o facilitan la gestión de una empresa. Estas pueden ser:

• Herramientas que se puedan utilizar para registrar datos de los distintos departamentos
• Herramientas que se puedan utilizar para controlar y mejorar los distintos procesos de la empresa.
• Herramientas que faciliten la consolidación de datos y toma de decisiones.

Así, estas herramientas ayudarán a gestionar, dirigir, planificar, controlar y organizar cada uno de los departamentos o subsistemas de la empresa y las relaciones entre ellos y el mundo exterior.

Mejores herramientas

1. El outsourcing

Esta es una técnica que implica la contratación de terceros (es decir, otras empresas) para que efectúen algunas actividades o procesos complementarios que no formen parte del trabajo principal de la empresa.

Aplicando el outsourcing se transfieren actividades, procesos o funciones a empresas especializadas en estas que puedan ejercerlos de una forma más efectiva que la empresa que los contrata, disminuyendo también el coste de realización y proporcionando así una mayor eficiencia. Por otra parte, el uso del outsourcing nos permite concentrar la atención, los recursos y los esfuerzos en los procesos fundamentales de la empresa que sí formen parte del trabajo principal de la misma, logrando así una mayor calidad y competitividad.

2. El empowerment

Esta es una herramienta de gestión de empresas que consiste en delegar y dar poder y autonomía a los equipos de trabajo de la empresa, responsabilizando a los trabajadores para que puedan decidir y tomar decisiones, resolver cuestiones y problemas así como ejecutar tareas sin necesitar aprobación de los superiores. Es así como, otorgando un mayor poder de decisión a los empleados se mantendrán motivados, efectuando así mejor su trabajo.

3. Calidad Total

La gestión de calidad total es un estilo de gerencia que involucra a todos los miembros de la empresa en el desarrollo continuo y gradual de la calidad no solo de los productos, sino de todos los aspectos de la empresa, como por ejemplo los procesos o la atención al cliente.

4. El joint venture

El joint venture es una herramienta de gestión de empresas que consiste en la asociación a largo plazo entre dos o más empresas que se unen para llevar a cabo una alianza comercial con la finalidad de alcanzar un objetivo en común. Este objetivo podría ser la creación de un negocio nuevo, el desarrollo de un producto o incluso la prestación de un servicio.

Para conseguir el objetivo común las empresas implicadas deberán aportar o compartir recursos tales como capital, materia prima, personal, tecnología, etcétera. Además de compartir recursos deberán compartir responsabilidades, esfuerzos e incluso el mismo riesgo que implica emprender un negocio.

5. El benchmarking

Esta es una herramienta de gestión empresarial se basa en el seguimiento de empresas parecidas a la nuestra o fijarse en los líderes del mercado, con el fin de valorar sus productos, servicios, procesos, estructura organizacional, etcétera, y compararlos con los nuestros y con los de otras empresas para así identificar sus ventajas, y adaptarlas en nuestra empresa, añadiéndole los aspectos que se consideren oportunos.

El uso del benchmarking no significa copiar, sino tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas, incluyendo sus productos o servicios, para luego aplicarlos en la nuestra, pero siempre personalizándolos.

El mejor software de gestión empresarial

Una vez sabemos toda esta información nos preguntaremos: ¿Entonces, cuál es el mejor software de gestión empresarial? Podemos concluir en que el mejor software de gestión empresarial será aquel que mejor se adapte a las necesidades de la empresa usuaria, aportándole el mayor control y gestión de sus procesos y servicios.