Qué es una orden de trabajo, cómo, cuándo y por qué usarlas

Una orden de trabajo sirve para definir a la perfección una tarea o servicio antes de que este empiece. Se plasma en un documento, ya sea físico o a través del ordenador, y se crean normalmente después de que el cliente haya aprobado el presupuesto. 

La orden de trabajo tiene como objetivo una mejor comunicación de empresario a empleados, sirve para que el trabajo se haga en la misma dirección y para que ambos os aseguréis de que disponéis de todo lo que necesitáis para realizar el servicio con éxito. 

Por norma general, se usan para organizar a los empleados en sus tareas específicas, determinar qué herramientas necesitarán y asegurarte de que el capital invertido concuerda con las facturas presupuestos y pagos que plasmas en la orden. 

¿Qué debo incluir en una orden de trabajo?

Si la pregunta es ¿cómo llenar una orden de trabajo? Debes recordar que una orden de trabajo sirve para asegurarte de que tienes en cuenta toda la información que necesitas sobre un trabajo en concreto.

Aquí te dejamos algunos de los apartados que creemos que son imprescindibles: 

Datos del cliente 

Incluye toda la información que tengas sobre el cliente. Su nombre, su dirección o dónde puedes encontrarlo en caso de ser necesario, el correo electrónico; el teléfono o teléfonos, si es que cuentas con el personal y el de trabajo, son básicos. Aunque parezca obvio, este apartado es de los más importantes, te permitirá contactar con el cliente de forma fácil y rápida. 

Datos del servicio

En este apartado no te preocupes por anotar lo que se hará en ese servicio, solo debes especificar la duración del trabajo y las horas que se emplearán diariamente en él. De esta manera, tanto tú como tu equipo podréis planificar cómo realizar ese servicio de forma más eficiente. 

Tareas específicas 

Las tareas específicas del servicio es todo aquello que deben realizar tus empleados para finalizarlo. Por ejemplo, si el servicio es el mantenimiento de una instalación climática, una de las tareas anotadas puede ser la limpieza de filtros.

Información del empleado 

La orden de trabajo debe contar con información del trabajador que va a realizar el servicio. Esta información debe ser igual de concreta que la del cliente, o, por lo menos, que te permita saber cómo contactar con él de forma inmediata. En la información del empleado también puedes incluir el tiempo de la jornada que ocupará en esa tarea, de esa manera sabrás cuando puedes encontrarle ahí.

Coste total del servicio 

Aquí debes incluir los costes del servicio antes de aplicar los impuestos, esto te ayudará a tener un mayor control de los presupuestos y facturas que realizas.

Información extra

La información extra suele estar más enfocada a tu equipo, es ese tipo de información que puede ayudarles a realizar el trabajo a la perfección. Por ejemplo, si a ese cliente le gusta que el servicio se haga de una determinada manera, puedes indicarles en estas anotaciones cómo hacerlo.

¿Cómo hacer una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo deberían formar parte del día a día de tu empresa y, una de las formas más sencillas de hacerlo es con la ayuda de un ordenador. Puedes crearte una plantilla que se ajuste a la perfección con las órdenes de trabajo que empezarás a emitir en tu empresa y, cada vez que añadas un nuevo servicio, rellénala. 

Eso sí, existen aplicaciones que te ayudan a gestionar tus servicios y tareas para que hacer órdenes de trabajo de forma fácil y rápida. Con una aplicación como la de Taclia, puedes encontrar la información de cada servicio con solo un click y desde cualquier dispositivo.

En la app de Taclia, las órdenes de trabajo no tienes que crearlas tú y es que tan solo añadiendo una “Tarea” o “Servicio” la aplicación ya te indica todos los campos que tienes que rellenar para crear la orden, asignarla a un miembro de tu equipo y ¡empezar a trabajar!  

¿Por qué usar órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo tienen muchas funciones, la mayoría de ellas centradas en mejorar la organización de tu empresa con el objetivo de ahorrar tiempo y ser más productivos. Por un lado, organizar el flujo de trabajo es fundamental para programar a tus trabajadores y mantener al cliente siempre satisfecho, con los plazos de entrega y con el trabajo realizado. 

Por el otro, que tus empleados sepan qué deben hacer es básico para que el negocio sea lo más rentable posible, en este sentido, las órdenes de trabajo les proporcionan la guía perfecta para completar todos sus servicios. La comunicación interna es fundamental para que la empresa siga creciendo y para que la comunicación sea de calidad debes saber qué están haciendo tus trabajadores en todo momento.

qué hacen tus trabajadores en todo momento es una de las claves para que esta fluya.

Con la app de Taclia, puedes incluso adjuntar imágenes y documentos en tus órdenes de trabajo y hacer todo tipo de anotaciones, muy útiles para que el cliente sepa que tenéis en cuenta sus peticiones y cada uno de los detalles es una de las mejores formas de fidelizarlo. 

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