Cómo evitar cancelaciones de última hora de tus servicios

Las cancelaciones de última hora suelen ser algo engorrosas, generalmente, cuando te estás dirigiendo a realizar el servicio y recibes un mensaje en que el cliente cancela el servicio o lo que es peor: sucede cuando ya has llegado. 

Es importante que como empresario evites cambios de última hora y la cancelación de servicios porque, para la empresa, esto supone una gran pérdida de dinero y de tiempo. Entre los gastos más relevantes que podemos extraer de la cancelación de servicios tenemos el sueldo del trabajador, la gasolina del vehículo y el tiempo que invertido en ir al servicio que no se ha transformado en ingresos. 

En estos casos, la pregunta es ¿Cómo puedo evitar cancelaciones de última hora? Pues para prevenirlas es fundamental contar con una estrategia. 

Desarrolla una política de cancelación de servicios

Las políticas de cancelación de servicios sirven para restringir en el tiempo cuándo un cliente puede o no cancelar un servicio programado. Generalmente, las empresas aplican una tasa a esa cancelación si se efectúa cuando el límite para cancelar el servicio ya ha pasado. En estos casos, lo más importante es que el cliente conozca esta política, si no, no será efectiva. 

Para crear una política de cancelación de servicios lo primero que debes implementar es un plazo para cancelar el servicio, tenga o no penalización. Este puede ser de un día o dos antes del servicio, aunque deberás valorar la opción más útil para tu negocio. Normalmente, se suele aplicar una penalización en caso de cancelar más tarde del tiempo estipulado; puedes decidir si es una tarifa estándar o depende de los ingresos o gastos que ibas a generar con ese servicio. 

Los clientes deben conocer está política y estar de acuerdo con ella, así que cuando firmes el contrato del servicio, asegúrate que dejas un espacio para que el cliente firme y muestre su conformidad con esta política. 

Envía recordatorios para cada servicio

Mantener a tus clientes al día siempre es beneficioso, por un lado, evita retrasos o cancelaciones de última hora por falta de organización del cliente y, por otro, hace que el vínculo entre la empresa y el cliente se estreche. 

Procura que estos recordatorios sean antes de la fecha límite para cancelar el servicio, de esta manera podrán cancelar antes de que hayas invertido el tiempo y dinero de tu equipo en él. Para enviar estos recordatorios existen diferentes vías: teléfono, correo electrónico o SMS.

Las llamadas previas son una forma sencilla de asegurarte que el cliente ha recibido el recordatorio, aunque en ocasiones es complicado contactar con ellos o las llamadas duran más de lo que nos “gustaría”. Los correos electrónicos son la forma más popular actualmente, no necesitas invertir mucho tiempo y pueden programarse. Los SMS son otra forma de hacerlo, con la que evitas la pérdida de tiempo que supone una llamada, pero no te permite ser tan creativo como un correo electrónico. 

Configura recordatorios automáticos para cada servicio

Para enviar recordatorios de servicios a los clientes necesitas a alguien en tu empresa que se encargue de comunicarse con los clientes. Será la persona que cree las plantillas para los recordatorios, programe los recordatorios o los envíe y se encargue de que el cliente reciba la información de forma clara. 

Para configurar recordatorios automáticos necesitas (si envías correos electrónicos, que es la forma más popular): 

Crear una plantilla

Para crear una plantilla de recordatorio debes asegurarte de que no das información extra innecesaria. Debes ser claro y conciso con lo que dices y que el cliente reciba el mensaje que quieres transmitir. 

La información que puedes añadir es: fecha del servicio, ubicación del servicio, hora del servicio o horario que ocupará y técnico encargado del servicio. Después, puedes añadir un breve texto en el que informas al cliente que para cualquier consulta puede ponerse en contacto con la empresa a través de un correo electrónico o teléfono que le proporcionas en el mismo texto. 

Automatiza los recordatorios 

Para enviar los recordatorios puedes hacerlo de manera manual, que implica más tiempo y atención en cada uno de los recordatorios o, puedes optar por automatizarlos con una opción muy sencilla de Gmail que te permite programar correos electrónicos. 

Para hacerlo solo tienes que redactar el correo electrónico desde un ordenador y hacer clic en la flecha que aparece en el botón de “Enviar”. Entonces te aparecerá la opción de programar y podrás seleccionar el día y la hora en que quieres que se envíe el correo al cliente. 

Cómo puede ayudarte Taclia a evitar cancelaciones de última hora

La organización de tu empresa es fundamental para prevenir cancelaciones de última hora, si conoces todos los servicios que estás llevando a cabo día a día y para qué clientes trabajas, será mucho más sencillo anticiparte a las cancelaciones de última hora enviando recordatorios a tus clientes. 

Taclia te permite llevar un control de todas las tareas y servicios que se realizan en tu empresa, con lo que tu organización mejora exponencialmente. De esta manera, conocerás a la perfección cuáles son las tareas o los servicios que se harán próximamente y con qué cliente, para así poder avisarlos y gestionarlos con antelación. 

Con el calendario de la app de Taclia, tanto tú como tu equipo podréis tener una vista panorámica de todos los trabajos hechos, por hacer y urgentes de tu empresa, en un único lugar y desde cualquier dispositivo. 

Pero no solo eso, en la app de Taclia puedes contar con todos tus clientes y asignarles la tarea o servicio que se está haciendo para ellos, de esta manera tendrás siempre información actualizada de cuál es el estado de los servicios que les proporciona tu empresa. Además de tener siempre a mano su teléfono y correo electrónico por si necesitas contactar rápidamente.