Qué es y cómo mejorar la gestión de proveedores

¿Qué es y cómo puedes mejorar la gestión de proveedores de tu empresa?

La gestión de proveedores es un proceso que la mayoría de empresas deben llevar a cabo en su día a día, y por esta misma razón es muy importante saberle sacar el máximo rendimiento. Es así como en este artículo explicaremos qué es la gestión de proveedores, por qué es tan importante y os daremos algunos consejos para sacarle el mayor partido.

Previamente y para entender qué es la gestión de proveedores debemos conocer qué son los servicios gestionados TI, pues se hará referencia a estos a lo largo del artículo.

Podemos decir que cuando hacemos referencia a los servicios gestionados TI hablamos de la externalización total o parcial de la infraestructura y del personal TIC de la empresa cuando sea necesario.

La infraestructura serían el conjunto de servicios, medios técnicos, e instalaciones necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa.

Entre las actividades que ejerce el personal TIC se incluye la prestación de servicios para el desarrollo o sustento de programas, softwares, aplicaciones y todas las soluciones informáticas que tenga la empresa, y permite a los clientes contar con un valor añadido para sus proyectos con expertos.

Los servicios gestionados TI integran los procesos, las personas y la tecnología necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa, esto se lleva a cabo de manera online y con el uso de softwares que controlan todas las funciones y departamentos y que se conectan con servidores y servicios de la empresa en la que se presta el servicio gestionado.

Una vez entendemos todos estos conceptos nos podemos preguntar:

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es el proceso por el que las empresas desarrollan relaciones con empresas o entidades externas para que les subministren algunos recursos o servicios TI que la empresa compradora necesita para sus operaciones diarias y para poder alcanzar su objetivo y cumplir su misión. Estas organizaciones externas que proporcionan productos o servicios TI a la empresa son denominados “proveedores” o “suministrador o distribuidor de servicios”, ya que un proveedor puede ser tanto una persona como una empresa. Además, dependiendo de los recursos que la empresa necesite cubrir puede tener más o menos proveedores, los cuales pueden ser diferentes y cada uno tendrá sus propios términos.

Es así como decimos que el conjunto de actividades y de etapas que la organización debe realizar para obtener el máximo rendimiento de los acuerdos que ha establecido con sus proveedores se conoce como “gestión de proveedores”.

Las actividades que se deben realizar con el fin de obtener el máximo rendimiento de los acuerdos establecidos con los proveedores son:

• Investigación del mercado de las TI con el fin de buscar y encontrar productos y servicios
• Aprovisionamiento y la selección de proveedores
• Obtención de presupuestos
• Negociación contractual
• Gestión de relaciones
• Evaluación del rendimiento, utilidad y beneficio de los proveedores
• Gestión de entregas de productos y prestación de servicios
• Pago a los proveedores por dichos productos y servicios

Aunque estas son las actividades de gestión de proveedores generales, dependerá de la empresa proveedora y del pacto que se haya establecido con ella, así como los productos o servicios que esta proporcione, cómo serán estas características y cuál es el nivel de gestión requerido.

Para su eficacia, la gestión de proveedores requerirá de habilidades, esfuerzo, tiempo y recursos.

¿Por qué es importante una buena gestión de proveedores?

Beneficios de la gestión de proveedores

En la mayoría de empresas, la gestión de los proveedores tiene como finalidad el aprovisionamiento del proveedor de menor coste para un determinado producto o servicio de TI. Es importante tener en cuenta que la gestión de proveedores, a pesar de reducir costes operativos de las TI de una organización, en pocas ocasiones llevará el servicio de esta a la excelencia. Para conseguir la excelencia en el servicio será preciso que las técnicas de gestión de proveedores también se utilicen para administrar y tramitar la relación continua con los proveedores, así se podrá asegurar que los acuerdos iniciales sean beneficiosos para ambas partes. El buen uso de estos procesos (siempre y cuando estos sean previamente eficaces) garantizará que dichos acuerdos sean beneficiosos y que se cumplan los requisitos de calidad, servicio, coste y que haya un grado de satisfacción adecuado.

El uso de procesos de gestión de proveedores eficaces garantizará que los requisitos de calidad, servicio y coste que estén incluidos en los acuerdos con los proveedores y que todos estos sean apropiadamente coincidentes con los requisitos de la organización y los objetivos estratégicos de ésta.

Los procedimientos de gestión de proveedores ayudan también a las empresas a elegir aquellos proveedores que sean más adecuados en aquel ámbito que sea necesario cubrir, es decir, aquellos que sean más capaces de satisfacer esos requisitos y además gestionar la incorporación de sus servicios y productos en el entorno de TI de la organización.

Asimismo, gracias a la gestión de proveedores la empresa podrá tener un control organizado de sus costes en materia TI, así como también administrar el rendimiento de los proveedores para así seguir de la forma más óptima los objetivos marcados.

Por último, la gestión de proveedores permitirá una buena organización, la cual ayudará a evitar fallos en la provisión de servicios de TI y a obtener el máximo valor de los proveedores.

Dicho todo esto, podemos concluir que la gestión de proveedores permitirá reducir los costes TI de su empresa porque:

• Permitirá realizar una selección cuidadosa de los proveedores.
• El hecho de determinar sus objetivos y seleccionar aquellos proveedores más óptimos después de un proceso de documentación extenso en el sector conducirá a que se creen contratos que especifique claramente los requisitos y la gestión de estos. Es así como se evitará a la empresa encontrarse con costes adicionales por conceptos que ya creían incluidos en los contratos signados con proveedores.
• A través de la adecuada gestión y administración de los contratos también se evitará que la empresa acabe ejerciendo actividades que deberían realizar sus proveedores.
• La gestión de proveedores, especialmente cuando se lleva a cabo de forma centralizada, puede ayudar también a reducir costes administrativos ya que una almacenamiento común de la información de sus proveedores, tanto actuales como potenciales, disminuye los esfuerzos en duplicar la búsqueda de datos y reduce el margen al error.
• Al usar estrategias homogéneas y una sola fuente de información fiable, estas técnicas posibilitan una relación más eficaz con los proveedores de la empresa.

En resumen, un buen diseño, planteamiento, planificación y ejecución de tu gestión de proveedores puede tener muchas ventajas. Todas ellas culminan en un incremento de la satisfacción de los clientes, una reducción de costes, una resolución veloz de posibles problemas, una mejora del servicio de la empresa y del servicio prestado por los proveedores. Todo esto contribuirá a lograr alcanzar los objetivos de la empresa.

¿Qué debes hacer para mejorar la gestión de tus proveedores?

Selección correcta de tus proveedores

La selección de los proveedores adecuados da inicio a la gestión de proveedores. Como hemos comentado anteriormente, es muy importante hacer una documentación extensa del mercado y del sector de los proveedores.

Para esto la empresa necesita personal que sepa analizar los requisitos de TI y de la empresa, además de acordar los criterios de selección y saber buscar los productos requeridos y los proveedores que los pueden subministrar. También deben saber liderar al equipo de selección de los proveedores, para que estos elijan a los proveedores adecuados y diseñen un contrato útil para más tarde negociar un contrato con el proveedor que aporte beneficio a ambas partes, sin poner en riesgo ninguno de los objetivos de la empresa.

Además, una vez encontrados aquellos proveedores que nos pueden subministrar los recursos necesarios, es importante comunicar todo aquello que creamos oportuno.

Se debe especificar en los contratos los requisitos y como se producirá la gestión de estos.

Recordemos que el hecho de determinar sus objetivos y seleccionar aquellos proveedores más óptimos evitará que la empresa se encuentre con costes adicionales por conceptos que ya creían incluidos en los contratos signados con proveedores.

Es así como podemos concluir que los proveedores óptimos serán aquellos que sean más capaces de satisfacer los requisitos de la empresa y además gestionar la incorporación de sus servicios y productos en el entorno de TI de la organización.

La estrategia de selección de proveedores de cualquier empresa debe prever suficiente tiempo para llevar a cabo cada paso, revisar los progresos de la organización y contrastarlos continuamente con sus objetivos y su entorno de TI, así en el caso de desviación poder actuar y ajustar lo que sea necesario. Si cualquiera de estos procesos es comprometido por apremio de las fechas es improbable que la selección de proveedores dé resultados positivos.

Si una empresa opta por seleccionar a sus proveedores sin ninguna documentación ni preparación previa, es probable que la gestión de proveedores no le proporcione resultados óptimos.

Establecer una comunicación transparente

Es preciso compartir toda aquella información que pueda resultar relevante con los proveedores de la organización si se desea que estos lleven a cabo sus funciones de la manera idónea. Además esta información debe ser fácil de comprender (y por lo tanto debe estar bien expuesta). Por esta razón lo ideal sería dejar a un lado la jerga utilizada solo dentro de la organización y utilizar más bien un vocabulario entendible para todos. En el caso de utilizar la jerga o los acrónimos de la empresa, sería una buena idea proporcionar a los proveedores un resumen o glosario de las palabras, acrónimos o abreviaturas que la empresa utilice en su actividad.

Asimismo, será necesario transmitir a los proveedores de la organización la información entorno a las TI de la empresa, así como su modelo operativo, las previsiones de ventas a corto plazo o cualquier otra información relevante que pudiera alterar el servicio del proveedor.

Por otra parte, la confianza entre proveedor-empresa es vital si se desea una gestión de proveedores adecuada. Una falta de confianza en los proveedores suele conllevar que esta misma sea poco eficiente. La falta de confianza en los proveedores de una empresa puede suponer sobrecostes laborales, que provendrían de la necesidad de comprobación constante de la calidad de los servicios prestados por parte de los proveedores.

Esta carga extra en la gestión de proveedores se puede eludir si se adopta una estrategia que gestione las relaciones con los proveedores y que fomente la comunicación constante y la confianza entre ambas partes.

Por último, no debemos olvidar que una buena comunicación es bidireccional, así que será necesario comprender bien a los proveedores de la empresa, ya que esto ayuda a establecer mejores relaciones. Sabrás si has establecido una comunicación correcta con tu proveedor si no solo él recibe la información de tu organización, sino también si sabes qué motiva a tus proveedores, cuáles son sus objetivos de negocio y sus aspiraciones con tu empresa, además de conocer también su jerga (en caso de que usen una).

Una buena comunicación con tus proveedores no solo ahorrará fallos de calendario o unidades y va a establecer una correcta ejecución de sus procesos, sino que también ayudara a negociar precios de una forma más sencilla.

Evalúa el desempeño de tus proveedores

Una evaluación del desempeño de tus proveedores es totalmente necesaria. Del mismo modo que se hacen controles de calidad después de los procesos, es óptimo ir revisando los procesos que utilizan los proveedores de su empresa y cómo están siendo ejecutados para buscar puntos de mejora o nuevos enfoques que aporten una mayor rentabilidad.

Es importante destacar que un proceso puede ser eficaz, pero puede no ser el más eficiente.  Por esta razón es importante ir haciendo controles periódicos e ir evaluando a tus proveedores y a los procesos de estos, pues pueden ser eficaces, es decir, el trabajo es ejecutado correctamente y se logran los objetivos propuestos, pero podrían ser más eficientes, es decir, que se podría llegar a los objetivos de la empresa de una forma más rentable que supusiera menos gastos.

Como hemos comentado es bueno contraer relaciones estables con tus proveedores, pues esto implica un mayor nivel de confianza y, a consecuencia, una mejor comunicación. No obstante es preciso seguir atento al mercado de aquello que te subministra tu proveedor, a lo que se ofrece y lo que se cobra por ello. Esto es importante pues a veces si el desempeño de nuestros proveedores es correcto no indagamos más allá, sino que nos acomodamos y no vamos adaptando los precios o los procesos al mercado. No es necesario cambiar de proveedor, de hecho no es recomendable, pero si que es primordial evaluar y comunicar aquello que sea necesario.

Control actualizado de las cuentas por pagar

Los problemas relacionados con el pago a proveedores pueden afectar al funcionamiento de una empresa, pues en ciertos casos puede conllevar una escasez de aquellos recursos que utiliza la empresa para llevar a cabo su actividad.

Un control actualizado de las facturas y presupuestos permitirá que no haya dudas o malentendidos cuando llegue el momento. Además, también permitirá a la organización saber sus costes totales en el sector de proveedores, y abrirá puertas a una mejora o disminución de las tarifas si se considera negociarlas.

Para asegurarnos de que la organización puede hacer frente a cualquier situación es indispensable hacer una previsión del flujo de caja. También es preciso hacer un seguimiento de la línea y los plazos de pago y cobro de la empresa para así poder comunicar y modificar (en caso de necesario) aquellos que no encajan en los parámetros establecidos.

Apóyate en soluciones tecnológicas para automatizar procesos

Es primordial ir adaptando la empresa año tras año, crecer con el mercado y ajustarse a la actualidad. Hoy en día hay sistemas de automatización de las tareas y servicios de una empresa, que reducen costes y tiempo invertido en llevar a cabo un proceso.

Invertir en soluciones tecnológicas para automatizar los procesos e intermediaciones con los proveedores de tu empresa puede resultar muy provechoso. Hay softwares que permiten una comunicación online constante e inmediata con tus proveedores, donde se actualizan automáticamente fechas y tarifas. Estos softwares también proporcionan orden, el cual es totalmente imprescindible si se desea hacer más rápidos ciertos procesos (y en consecuencia minimizar el tiempo invertido), así como también proporcionan menos margen para errores y malentendidos.

Softwares de gestión de proveedores

Como hemos comentado en el punto anterior, hay softwares de gestión de empresas que permiten la gestión de proveedores, clientes, empleados y servicios de la empresa. Además, muchos de estos softwares posibilitan el control de todos los presupuestos y facturas de la empresa, incluyendo los de los proveedores. Es así como estos softwares pueden resultar muy beneficiosos para el control y la administración de la gestión de proveedores de la misma.

taclia como software de gestión de proveedores

taclia es un ejemplo de los distintos softwares de gestión de empresas que podemos encontrar en el mercado.

taclia te permite facilitar y llevar a cabo una correcta gestión de proveedores, así como controlar las facturas, servicios, empleados y clientes de tu empresa. Este software te permite la personalización del sistema a las necesidades de tu empresa, así como tener tus clientes, proveedores y empleados conectados en un mismo sitio.

taclia gestiona todas tus tareas y servicios diarios, te permite llevar un seguimiento de empleados y proveedores, además, te posibilita crear, gestionar y enviar presupuestos y facturas, acceder a reportes automáticos donde se centralizan todos los datos de tus servicios para que puedas tomar decisiones y sepas lo que está ocurriendo en tu negocio cada día, y muchas otras funcionalidades.

Como taclia, hay muchos otros softwares de gestión de proveedores. Por esta razón, es necesario hacer un proceso de investigación para poder llegar a aquél que se adecúe más a las necesidades de tu empresa.